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Digitalisation des congés & absences: pourquoi il est temps de s’y mettre?

Nous allons commencer par vous poser cette question: comment s’effectuent les demandes et traitements des congés et absences dans votre organisation? Votre réponse sera forcément : Envoyer un e-mail au rh, demander le solde, checker avec nos collègues bla… on a compris, c’est long ! 

N’oublions pas que plusieurs personnes sont concernées par la demande d’un congé ou d’une absence:  Le collaborateur, le manager, le chargé d’administration, le DRH, les collègues afin de s’assurer que vos demandes ne se chevauchent pas… etc.! 

On ne s’en rend peut-être pas compte, mais toutes ces tâches que nous minimisons nous font perdre facilement une journée dans une semaine de travail si nous les accumulons. Énorme non ?! 

Voilà pourquoi la digitalisation de la la gestion des congés et des absences fait rapidement l’unanimité au sein des entreprises! 

On vous donne 3 bonnes raisons qui vous feront changer d’avis: 

1- Les équipes sont plus efficaces et productives: 

Plus l’entreprise évolue, plus l’effectif augmente. Une fois atteint une certaine taille, il est de plus en plus compliqué de gérer les demandes du réseau, des équipes en remote ou encore les personnes sur terrain. 

Fonctionner par échanges de courriels ou appels téléphoniques, tableaux excels ou autres peuvent toujours être d’actualité mais l’expérience fera remonter la longueur des temps de traitement, les incohérences dans la gestion des plannings et de possibles erreurs de saisie. C’est pourquoi le premier bénéfice de la digitalisation de la gestion des temps est le gain de productivité. 

2- Les salariés sont plus autonomes: 

Indépendamment des avantages au niveau de l’entreprise, la digitalisation de la gestion des congés apporte également des bénéfices du point de vue des acteurs du processus. D’une part, les collaborateurs bénéficient d’un traitement accéléré de leurs demandes, qu’ils peuvent formuler de leur pc ou téléphone. 

D’autre part, les collaborateurs ont accès en permanence à leurs soldes et disposent ainsi d’une idée claire des disponibilités qui leur restent et permettra au salarié d’effectuer ses demandes sans aucun chevauchement avec ses collègues, ainsi une cohésion d’équipe s’installera.

3- Les collaborateurs et les managers se déchargent et gagnent en disponibilité:

La digitalisation de la gestion des congés et des absences apporte aux managers une visibilité en temps réel sur le planning des semaines à venir. Cette visibilité, associée à l’accès instantané à l’historique du demandeur, facilite la prise de décision du manager et documente un éventuel refus. 

En conclusion, pour optimiser les processus rh il est aujourd’hui impératif de passer par la digitalisation des congés et absences, avec l’internalisation de la production de la paie et la dématérialisation des bulletins de salaire. 

Si les bénéfices en sont évidents, la mise en œuvre de la digitalisation de la gestion des congés et des absences nécessite une approche personnalisée, en fonction des besoins de l’entreprise et de sa taille. 

C’est pourquoi il est avisé de se faire accompagner et de bénéficier d’une solution rh 360° simple et intuitive incluant le déploiement et l’accompagnement expert de son intégration.